Seguramente usted está en un cargo ejecutivo y tiene que organizar un evento pequeño: una mesa redonda, un panel, una presentación, un lanzamiento de producto.
En diversas entregas les daré algunos consejos para que salga airoso de esta experiencia.
Organizar un evento es, si se me permite la redundancia, para gente ordenada y organizada. Este es el mayor secreto.
En administración de empresas, en ingeniería, en medicina, en filosofía, aprendemos la "metodología" que nos permitirá llegar a un destino X, ejemplo: el cirujano que va a operar "planifica" los tiempos, como será el abordaje, que tipo de anestesia, cuántas enfermeras; el arquitecto que "planifica" una obra hará los planos, listará los materiales y costos, verá con el comitente/dueño de la futura casa los detalles, tiempos de entrega. Todas las labores, profesiones tienen una "planifiación" un devenir en el tiempo, un listado de necesidades, un día de arranque o día cero y un día de finalización, un seguimiento que nosotros llamaremos feed-back de la acción y el médico llamará visita de control, otros ajustes de calidad.
No estamos lejos, no se asuste, usted podrá resolverlo.
Para que todo sea más fácil le recomiendo trabajar en equipo, sabiendo usted como líder, de antemano, cómo distribuirá las responsabilidades.
Imagine que su empresa presentará un nuevo servicio a un grupo de clientes, bien fácil, queremos tener unas 100 personas.
Pídale a un responsable comercial que liste los 300 mejores clientes, con su nombre, apellido, teléfono comercial, celular, dirección postal, e-mail.
Averigüe cuál es el servicio de catering/restauración que más le agrada. Pida a alguien de su confianza referencias. Bien ya está avanzando.
Qué otra cosa le hará falta, veamos dónde lo hacemos: dentro de la fábrica, en su parque, en un salón (hotel o casa de eventos).Analice alternativas, costos.
Ah! olvide decirle siempre, siempre, siempre tenga el Plan "B": y si llueve, y si cortan el tránsito por una manifestación, y si no terminan los arreglos para la fecha que nos prometieron,
Si lo hace en un salón, es bien simple, sólo deberá armar un discurso (veremos cómo hacerlo en otras entregas) colocar unos buenos banners, displays y elementos de marketing bien atractivos. Trabaje en equipo siempre las mejores ideas salen de un buen debate.
Qué me conviene más, todos sentados, parados, en mesas. . . La gente parada puede estar un tiempo "prudencial" máximo dos horas con sillas o zonas de living en los perímetros. Estar parados permite circular, intercambiar ideas, ver mucha gente, toda. El costo de una comida formal y un buen cocktail es similar y. . . qué servimos, dependerá de la hora y el presupuesto.
Hasta aquí va el ejercicio de la parte uno, practique en grupo, haga una "tormenta de ideas" liste las necesidades desde: lo que hay que hacer ya, hasta lo que habrá que hacer despues. Anote todo verá que lo que hoy le parece una tontería el día del evento será la solución a un problema.
En la próxima entrega veremos los secretos para ahorrar en el catering/restauración, cómo invitamos y las recomendaciones para ambientar el salón.
Éxitos!!
No hay comentarios:
Publicar un comentario