Nuevo Blog

Estimados Amigos, los invito a seguir mi nuevo blog:
http://eventos-congresos-expos.blogspot.com/

En este (negocios en congresos y expos) sólo mantendré temáticas de Rondas de Negocios, Road Shows y otras acciones vinculadas con los negocios específicamente.

He tenido varias consultas y me han pedido más temas, por eso decidí generar un nuevo espacio, una forma organizada de ordenar las temáticas.

En breve le daré nuevos tips para seguir haciendo negocios.

Gracias!!

Cómo lo digo

Que debemos saber para comunicar:
“Las siete preguntas de la comunicación”

Siempre para comunicar, debemos realizarnos las siguientes preguntas:


QUÉ va a comunicar TEMA
A QUIÉN va a comunicar PERSONAL
PARA QUÉ va a comunicarse OBJETIVO
CUÁNDO va a comunicarse OPORTUNIDAD
DÓNDE va a comunicarse LUGAR

luego es oportuno analizar:

CUÁL es el medio de comunicación adecuado (escrito, oral, conferencia)
QUÉ ayudas audiovisuales se usaran (pizarrón, proyector de cañón, vídeo, sistema interactivo, etc..)

Mi recomendación es que se actualice continuamente respecto de los MEDIOS que existen para una presentación efectiva.
Recuerde siempre se mesurado: no al festival de tipografías, efectos de power point varios. Discreto no es aburrido, es equilibrado estéticamente.
Si su presentación es histriónica, con videos, música, estará más cerca de Disney que de una reunión de negocios.
Como siempre hable en equipo, discuta con mente abierta cuál es el medio / la forma que vende más!!
Éxitos!!!

Ya se animó a ORGANIZAR: paso 2

Vamos al Paso 2, se anima a Organizar: sí!

Primero tenemos que saber qué tipo de encuentro nos conviene realizar, esto dependerá claramente del contenido del mismo, aquí van algunas ayudas:

1. Reuniones: consultivas, explicativas, informativas, deliberativas, etc..
En todos los casos el desarrollo de la reunión tiene cuatro fases: la definición; la discusión del tema: se aportan experiencias y conocimientos; la búsqueda de soluciones adecuadas; y la redacción de las conclusiones.
Los argentinos somos muy proclives al “reunionismo” encuentros que terminan en la nada. Gente que se la pasa de reunión en reunión y . . . Recordemos en este punto al filósofo español Ortega y Gasset a quién en un solo viaje a nuestro País se dio cuenta que. . . .entonces él dijo una célebre frase que luego se acuñó: “Argentinos a las cosas”!!

2. Panel: grupo reducido expone un tema frente a un auditorio.
3. Mesa redonda: sirven para ilustrar a un auditorio sobre problemas o técnicas especiales pero a diferencia del panel, los participantes discuten entre sí ideas frente al público.
4. Forum: debate público en el cual los miembros del auditorio son invitados a formular preguntas y expresar sus opiniones.
5. Disertaciones: requieren de un público interesado y predispuesto, el disertante estimula las preguntas.

Presentaciones, a qué hora y que servimos

Anteriormente hablamos de los diversos tipos de costos que hay que tomar en cuenta. Hablamos de los cocktail y sus ventajas frente a una comida formal. A continuación veremos cuáles son los tipos de encuentro mas usuales, les pido lean con detenimiento y reflexionen sobre el uso eventual quele pueden dar: presentación de un nuevo producto, recepción de un invitado del exterior, homenaje y entrega de premios.
La exposiciones y los congresos tienen dentro de su desarollo muchas de estas ceremonias, lo importante es verificar si las utilizamos correctamente y cómo ahorrar costos. Cualquier consulta a disposición, Éxitos!! PP

Tipo de recepciones


Desayunos de trabajo
Aconsejamos servir té, café, leche jugos y agua sin gas. Para comer tostadas, rodajas de pan blanco y negro, scons. En cada posición se tiene que colocar azúcar y edulcorante.

Brunch
Antes del almuerzo, entre las 11 y las 12 del día, es una comida ligera, generalmente se ofrece con estilo de cocktail. Sugerimos unos saladitos y un plato caliente sencillo como por ejemplo huevos revueltos.

Almuerzo
En nuestro país se sirve entre las 12,30 y las 13 y varia según la estación del año y lugar donde se ofrezca el servicio (ciudad, campo, interior del país -localismos-) Por lo general es nuestra costumbre ofrecer una entrada (fría o caliente) un plato principal, postre, café/te y petit fours.


Té
La ceremonia del té es exclusiva para damas. Lo sirve la dueña de casa. En cada posición deberá haber leche fría, limón cortado en rodajas finas (pelado), azúcar y edulcorante. Después del te las señoras pueden quedarse en la mesa o pasar a otro lugar donde se sirven jugos y/o algunos licores suaves (oporto, cointreau, etc..)


Vin d’ honneur (Vino de honor)
Es adecuado para después de la presentación de un libro o de una conferencia. El propósito es agradecer y agasajar a la gente que acompaño al disertante. Regularmente se sirve: vino blanco y champagne, sandwiches simples y/o canapés. También pueden agregarse jugos.



Cocktail
Se sirven entre las 19 y las 20 horas, siempre de pie, con mesas de apoyo y algunos asientos para la gente de edad. Puede ser breve (saladitos, calentitos y dulces) o de dos horas de duración (saladitos, calentitos, mesa buffet, plato caliente, postre, café, dulces)

Comida La comida que se sirve entre las 20 y las 21 la conocemos familiarmente como cena, aunque en realidad ésta es la que se ofrece a la media noche, tal el caso de: la cena de Nochebuena y la de Año Nuevo.
Generalmente las comidas formales respetan un parecido menú al almuerzo, pero muchas veces se agregan licores a la finalización de la misma.


Après dîner (después de cenar)
Se realizan después de las comidas para que un grupo mayor de personas pueda conocer a una personalidad. Se sirven petit fours, bombones licores y whisky.



Un Bonus Track - Tip adicional para los CUBIERTOS


Una vez que suben al plato NO bajan, ni deben quedar como “remos”. Cuando reposamos los cubiertos, para tomar liquido, por ejemplo, los dejamos en 8 y 20.
Cuando finalizamos de comer y queremos que el personal de servicio retire el plato la “señal” es colocando los cubiertos en 6 y media o 5 y 25.
Una vez que practiquen esta modalidad será fácil de aplicar. Los camareros de verdad saben leer el lenguaje de los cubiertos y no retiran antes de tiempo ni dejan a un comensal frente a un plato concluído media hora. Si usted se sienta a una mesa, prueba el plato y no es de su agrado (gusto o cuestiones de salud) coloca los cubiertos enposición de finalización. El mozo o maître debería aproximarse en forma "discreta" y ofrecerle otra opción. Todo con la máxima delicadeza. El lenguaje de los cubiertos se remonta a la época en que los anfitriones no hablaban con las parsonas de servicio y estas debían interpretar y luego proceder.
A practicar!! porqué no en una pizzería!!

Se anima a ORGANIZAR: Paso 1

Seguramente usted está en un cargo ejecutivo y tiene que organizar un evento pequeño: una mesa redonda, un panel, una presentación, un lanzamiento de producto.
En diversas entregas les daré algunos consejos para que salga airoso de esta experiencia.
Organizar un evento es, si se me permite la redundancia, para gente ordenada y organizada. Este es el mayor secreto.
En administración de empresas, en ingeniería, en medicina, en filosofía, aprendemos la "metodología" que nos permitirá llegar a un destino X, ejemplo: el cirujano que va a operar "planifica" los tiempos, como será el abordaje, que tipo de anestesia, cuántas enfermeras; el arquitecto que "planifica" una obra hará los planos, listará los materiales y costos, verá con el comitente/dueño de la futura casa los detalles, tiempos de entrega. Todas las labores, profesiones tienen una "planifiación" un devenir en el tiempo, un listado de necesidades, un día de arranque o día cero y un día de finalización, un seguimiento que nosotros llamaremos feed-back de la acción y el médico llamará visita de control, otros ajustes de calidad.
No estamos lejos, no se asuste, usted podrá resolverlo.
Para que todo sea más fácil le recomiendo trabajar en equipo, sabiendo usted como líder, de antemano, cómo distribuirá las responsabilidades.
Imagine que su empresa presentará un nuevo servicio a un grupo de clientes, bien fácil, queremos tener unas 100 personas.
Pídale a un responsable comercial que liste los 300 mejores clientes, con su nombre, apellido, teléfono comercial, celular, dirección postal, e-mail.
Averigüe cuál es el servicio de catering/restauración que más le agrada. Pida a alguien de su confianza referencias. Bien ya está avanzando.
Qué otra cosa le hará falta, veamos dónde lo hacemos: dentro de la fábrica, en su parque, en un salón (hotel o casa de eventos).Analice alternativas, costos.
Ah! olvide decirle siempre, siempre, siempre tenga el Plan "B": y si llueve, y si cortan el tránsito por una manifestación, y si no terminan los arreglos para la fecha que nos prometieron,
Si lo hace en un salón, es bien simple, sólo deberá armar un discurso (veremos cómo hacerlo en otras entregas) colocar unos buenos banners, displays y elementos de marketing bien atractivos. Trabaje en equipo siempre las mejores ideas salen de un buen debate.
Qué me conviene más, todos sentados, parados, en mesas. . . La gente parada puede estar un tiempo "prudencial" máximo dos horas con sillas o zonas de living en los perímetros. Estar parados permite circular, intercambiar ideas, ver mucha gente, toda. El costo de una comida formal y un buen cocktail es similar y. . . qué servimos, dependerá de la hora y el presupuesto.

Hasta aquí va el ejercicio de la parte uno, practique en grupo, haga una "tormenta de ideas" liste las necesidades desde: lo que hay que hacer ya, hasta lo que habrá que hacer despues. Anote todo verá que lo que hoy le parece una tontería el día del evento será la solución a un problema.

En la próxima entrega veremos los secretos para ahorrar en el catering/restauración, cómo invitamos y las recomendaciones para ambientar el salón.
Éxitos!!

Las RONDAS de NEGOCIOS, para qué sirven

La rueda o ronda de negocios es un mecanismo de reuniones planificadas, que de forma directa, creando un ambiente propicio para negociaciones, promueve un conjunto de encuentros entre empresarios, instituciones y organizaciones que desean entrevistarse para realizar negocios, desarrollar relaciones asociativas o alianzas estratégicas.
Una Rueda de Negocios, es un evento en el cual un organismo, institución o empresa convoca a varias empresas de uno o varios sectores, para generar reuniones entre ellas según productos ofrecidos y demandados, con el fin de generar negocios.
Las ferias internacionales, incluyen como herramienta de negociación las ruedas de negocios, no como evento aislado, sino dentro de la organización de la feria, lo que genera que sean más atractivas a los expositores y al público.
Se coordina la oferta y la demanda de productos o servicios, ayudando a los participantes a identificar y seleccionar aquellas contrapartes con las que pueda hacer negocios.
Generalmente las Ruedas de Negocios tienen un costo de inscripción y un costo adicional en los casos que se realicen en el exterior del país, o lugares alejados a su empresa.

Objetivos de una rueda de negocios
El objetivo principal de una rueda es que los empresarios puedan realizar negociaciones entre partes, buscando la venta de productos o servicios, como así también la búsqueda de ampliar la base de contactos comerciales, y conocer empresas que se dedican al mismo negocio. Asimismo, permite realizar alianzas que le permitan ampliar la red de venta o tomar representaciones.
Entre los principales beneficios de participar en una ronda de negocios pueden mencionarse los siguientes:
-Generación de contacto directo con clientes potenciales, en un mismo lugar, en una sola jornada, lo cual permite el ahorro de tiempo y costos de traslado.
-Establecer alianzas o intercambios
-Se generan contactos con empresas, que tal vez de otra forma seria mas difícil.
-Para empresas nuevas, es una buena forma de introducirse en el escenario comercial
-Fortalecer las técnicas de negociación
Tipos de ruedas de negocios

La clasificación de las ruedas es muy similar al caso de las ferias, pudiendo ser:

1.Por el producto o servicio que ofrecen: sectorial o multisectorial. La primera se concentra en un único sector económico, mientras que la segunda está orientada a la participación de varios sectores económicos.
Las ruedas pueden estar complementadas por sectores de apoyo a los negocios tales como los de servicios financieros y de servicios de desarrollo empresarial, sectores que también se pueden convocar en las ruedas multisectoriales.
2.Según su cobertura: las ruedas de negocios pueden ser regionales, nacionales e internacionales. Si se establece una rueda internacional, esta se llevará a cabo con compradores de otros países y con vendedores nacionales o con vendedores de otros países y compradores nacionales, por lo que estas se prestan más para que se de un desarrollo de la economía nacional vinculada a las exportaciones.
3.Por la modalidad: en el caso específico de ruedas, se pueden dar las siguientes formas de organización de las citas:
a)Vendedores sentados y compradores rotando
b)Compradores sentados y vendedores rotando
c)Vendedores y compradores rotando

Etapas de una rueda
1.Pre-Rueda. Es la primera etapa, en la cual se realiza la definición para participar en una rueda, la inscripción, la organización de citas y la preparación de todos los materiales y productos (si es el caso) que va a llevar a la rueda.
2.En la Ronda. Esta etapa corresponde al desarrollo del evento, o sea, la participación en las rondas de negociaciones entre oferentes y demandantes.
3.Post-Rueda. Son las actividades que se llevan a cabo después de la ejecución del evento y se enfoca en el seguimiento a contactos realizados, la evaluación y el monitoreo para medir el impacto de la rueda.

Rondas de Negocios Virtuales

En la actualidad, gracias al avance de la tecnología y de Internet, esta surgiendo una nueva tendencia que son las ruedas de negocios virtuales.
A través de un sitio web, se le permite a las empresas o interesados realizar ruedas de negocios virtuales a través de Internet. La gran ventaja de utilizar este medio es que se pueden incorporar empresas de todo el mundo sin ningún costo para quienes ofrecen o demandan productos, sean del lugar del mundo que sean, pueden participar a través de un sitio web y generar importantes negocios internacionales fácilmente.
Tanto las ofertas de productos como las demandas se almacenan en una base de datos que puede ser consultada en todo momento desde cualquier lugar del mundo.
Con las Ruedas de Negocios Virtuales su empresa evita costos innecesarios, invirtiendo su dinero cuando realmente esté seguro de hacer NEGOCIO.

La modalidad generalmente es parecida para todos los sitios que organizan este tipo de encuentros.
El primer paso es registrar la empresa del interesado en el sitio web, cargando todos los datos y el interés y contraparte buscada. Esto habitualmente es sin cargo.
En una segunda etapa, el sistema revisa la base de datos de las empresa registradas, buscando las coincidencias y poniendo en conocimiento de cada una de las partes vía e-mail, sobre la existencia potencial de hacer negocios.
Esto se hace con cierta frecuencia, permitiendo actualizar los contactos.
La tercera etapa, es por cuenta de los interesados, ya que es cuando se contactan las empresas y buscan la concreción de los negocios.

Soy Expositor, cómo gano antes y después del evento?

Es muy común que la mayoría de los expositores no aprovechan el antes y el despúes para hacer negocios. Viajan kilómetro, gastan en hoteles, comidas, construcción de stands y?
Hasta ahí llegó nuestra energía, me contestó un hombre de negocios.
Un stand es una sucursal de nuestra empresa en un evento con público objetivo concentrado, por eso la exposición, sea esta en el ámbito de una muestra orgánica (exposición de tecnología, de alimentos, de envases, etc.) o en el marco de un congreso, es en sí misma una inmensa posibilidad de negocios, aquí van algunas claves sólo para el antes:
1- Lo principal, seleccionar muy cuidadosamente dónde estará presente: su marca se asocia con la del evento
2- Pedir toda la información previa del tipo de público que asiste, si son profesionales altamente capacitados en la materia, decisores de compra, recomendadores, etc. Conozca su público
3- Dosifique la información que dará en el stand: todo es nada
4- El diseño del stand es su producto. Si toma un stand llave en mano, decórelo con dedicación! para poner dos afiches y un banner, ahórrese el gasto. Invierta no malgaste.
5- Idioma de los visitantes, es preferible un breve texto amigable en francés o alemán que un lindísimo folleto sólo en castellano. Venda
6- Trate usted de hablar los idiomas de los visitantes o bien tener un equipo idóneo. No se imagina cuántos negocios se pierden por impresiciones en el idioma, gestos o modales fuera de lugar.
7- Vibre en la misma sintonía que su público objetivo, pinse su presencia dede ese lugar.
8-Tarjetas personales, anotadores, agendas del grupo, teléfonos celulares, fotocopiar toda la documentación personal (pasaportes, tarjetas de crédito, de asistencia médica, billetes de avión, etc.) una copia en la oficina otra en el hotel, bajo llave.
9- Pensó cuántas personas estarán en el stand, turnos, horarios de comida/refrigerio
10- Los seguros, las exportaciones/importanciones temporarias (si las hubiere)
11- Ropa? planifique su agenda con tiempo para no cargar de más ni para pasar frío
12- Qué llevo y qué despacho
13- Cuánto tiempo antes debo llegar
14- Con qué contactos puedo hacer reuniones previas
15- Qué información de prensa puedo enviar, a quiénes.
16- Haré una recepción en mi stand, está permitido (reglamento del evento)

Trate de pensar en grupo estos ítems, sugirán otros, ordenelos con el criterio de un camino crítico, se sorprenderá pues todavía no preparó sus valijas!!
Éxitos!!